Steffen Arndt Kanzlei für Rentenberatung und Pensionsmanagement
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Die Betriebsprüfung durch die DRV

 

i. d. R. findet alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung durch den zuständigen Rentenversicherungsträger statt.

 

Der Arbeitgeber hat hier auch umfangreiche Auskunfts- und Vorlagepflichten.  Ein vorsätzliche aber auch eine nur leichtfertige Verletzung dieser Pflicht erfüllt nach § 98 Abs. 5 SGB X den Tatbestand einer Ordnungswidirgkeit. Ebenso ist auch die Einleitung eines Zwangsgeldverfahrens möglich gem. § 6 i. V. mit § 9 VwVG. Hier können Zwangsgelder bis zu 25.000 Euro drohen.

 

Was wird denn nun geprüft? Zunächst ist anzumerken, dass die Prüfer der DRV nur stichprobenhaft prüfen. Das bedeutet aber auch, dass ein Bescheid mit dem Inhalt dass es „keinerlei Beanstandungen“ gegeben hat nicht dazu führt, dass nicht doch noch Fälle – auch nach 4 Jahren – geprüft werden können. Zwar sind die Ansprüche auf Nachentrichtung der Beiträge oft, aber eben nicht immer, nach 4 Jahren verjährt. Insbesondere bei Vorsatz kann eine 30jährige Verjährungsfrist gelten. Auch wenn es Anzeichen gibt, dass der Arbeitgeber unsicher ist ob bestimmte Entgelte richtig verbucht und gemeldet worden sind, der Arbeitgeber aber dieses Risiko billigend in Kauf nimmt ohne sich beraten zu lassen führt regelmäßig zu einer 30jährigen Verjährungsfrist.

 

Von der Prüfung sind neben den Entgeltunterlagen sind auch noch folgende, nicht abschließend aufgeführte, Punkte relevant:

  • Vorgenommen Beurteilungen der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit). In diesem Zusammenhang werden auch die Fremdleistungskonten eingesehen.
  • Für die Beitragsberechnung vorgenommenen Beurteilungen des Arbeitsentgeltes (sind die Sozialversicherungsbeiträge für jeden Gehaltsbestandteil richtig berechnet, sind die abgeführten Beiträge während der Entgeltfortzahlung und während des Urlaubs zutreffend)
  • Wird der gesetzliche oder tarifliche Mindestlohn eingehalten.
  • Wertkonten (auch Lebensarbeitszeitkonten genannt)
  • Ist die Künstlersozialabgabe abgeführt worden, sofern Leistungen von selbständigen Künstlern erbracht wurden (auch hier erfolgt ein Blick in die Fremdleistungskonten)

Ein besonderes Augenmerk wird auf folgende Personengruppen gelegt:

  • geringfügig und kurzfristig Beschäftigte (auch die Erklärung zur Versicherungsfreiheit oder zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen gehören in die Lohnunterlagen)
  • Beschäftigte ohne Arbeitsentgelt (z. B. Azubis)
  • Rentenbezieher, die neben der Rente noch arbeiten
  • Schüler, Praktikanten, Diplomanden, Studenten (hier gehört die z. B. Immatrikulationsbescheinigung eine Bescheinigung der Schule oder der Universität zu den vorlagepflichtigen Unterlagen)
  • Honorarkräfte/Freiberufler etc. (hier wird der Status geprüft)
  • Beschäftigungsverhältnisse von Gesellschaftern, Heimarbeitern und Hausgewerbetreibenden
  • Ins Ausland entsendete Arbeitnehmer (hier wird meist die Entsenderichtlinie verlangt)
  • Leiharbeitnehmer
  • uvm.

Regelmäßig Probleme bereiten verbreitete Irrmeinungen. So sind z. B. manche Arbeitgeber der Ansicht, dass bezahlter Urlaub oder Lohnfortzahlung bei Krankheit geringfügig Beschäftigten nicht zu steht. Das ist jedoch falsch. Im Rahmen der Betriebsprüfung werden dann von dem nicht ausgezahlten Arbeitsentgelt die Beiträge zur Sozialversicherung nachgefordert, denn der Anspruch der Sozialversicherungsträger entsteht sobald auch der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf hat (Entstehungsprinzip). Auf die tatsächlich Zahlung eines Entgeltes oder einen einvernehmlichen Verzicht kommt es hier nicht an. Durch einen Verzicht auf bereits entstandene Ansprüche würden so nämlch die Sozialversicherungsträger belastet. Das gilt selbst dann, wenn der Verzicht arbeitsrechtlich zulässig ist.

 

Ein weiterer weit verbreiteter Irrtum ist auch, dass ein freier Mitarbeiter lediglich noch einen weiteren Auftraggeber braucht um nicht sozialversicherungspflichtig zu sein. Manche Auftraggeber bestehen auch auf einem Bescheid der Deutschen Rentenversicherung, dass Versicherungsfreiheit besteht. Solche Bescheide erteilt die DRV aber immer für jedes Auftragsverhältnis einzeln und auch nicht im voraus. Aus der Tatsache, dass der Auftragnehmer ineinem anderen, ähnlichen Auftragsverhältnis als Selbständiger beurteilt wurde, lässt nur wenig Rückschlüsse auf den Einzelfall zu.

 

Jedes Auftragsverhältnis wird nämlich einzeln betrachtet. Auf die Anzahl weiterer Auftraggeber kommt es nur an, wenn zuvor eine selbständige Tätigkeit festgestellt wurde. Dann nämlich wäre der Selbständige rentenversicherungspflichtig, sofern er keinen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt und überwiegend für einen Auftraggeber tätig ist.

 

Eine Betriebsprüfung birgt doch erhebliche Fallstricke und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Mögliche Nachzahlung von Beiträgen können so insbesondere kleine und mittlere Unternehmen leicht überfordern. 

 

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